Ny håntering af bibliotek.dk udviklingsplan

Biblioteksstyrelsen har besluttet at justere og smidiggøre styringen af udviklingsplanen for bibliotek.dk. Her beskrives en række tiltag, som tilsammen gerne skulle sikre både et bredt indblik, mulighed for indflydelse og samtidig en effektiv styring.

Høringen af udviklingsplan 2008 i november 2007

Høringsudkastet til bibliotek.dk udviklingsplan 2008 udformes som en række overordnede temaer indenfor de fire kendte områder:

     Indsatsområde A: Forbedret søgning og bestilling

     Indsatsområde B: Brugerfaciliteter

     Indsatsområde C: Effektivisering af samspil

     Område D: Brugerundersøgelser

For hvert tema laves en kort beskrivelse og konkrete projekter nævnes blot med en enkelt "pind" med ca. en linies tekst.

Denne udviklingsplan suppleres med et antal notater, som beskriver og forklarer nye projekt/projekt ideer. Det har vi gjort tidligere, f.eks. integreret i høringsoplægget for 2007 med A1 Zoom og B6 Adgang til flere fuldtekstressourcer. Men ved at lade fokus være information/forklaring og ikke nødvendigvis et konkret færdigt projekt, kan formen være friere. Der kan f.eks. være tale om henvisninger til lignende implementeringer i andre systemer.

I høringsudkastet medtages som noget nyt et rammebudget, hvor de tre indsatsområder og brugerundersøgelser får et rammebeløb. Der hæftes ikke beløb på de konkrete projekter på dette tidspunkt, men indikeres om et projekt er lille/stort/meget stort.

Ved høringen efterlyses endvidere konkrete projektforslag.

Det må forventes, at denne model giver anledning til en anden type høringssvar end hidtil, hvor der har været mange detailkommentarer.

 
Nye projekter i årets løb og konkretisering af projekter

Nye projekter og nye ideer vurderes løbende af Biblioteksstyrelsen. Her ses bl.a. på om der er så meget nyt i en foreslået aktivitet, at det vil være korrekt at give biblioteksoffentligheden mulighed for at kommentere inden beslutning. Dette kan ske på følgende måder:

• Projektet/ideen omtales på den professionelle bibliotek.dk blog
• Et formelt notat offentliggøres på Biblioteksstyrelsens hjemmeside
• Der laves en formel høring, hvor et høringsoplæg lægges på Biblioteksstyrelsens hjemmeside og høringsbrev sendes til bibliotekslederforeninger m.v.

Den sidste model forventes kun undtagelsesvist at blive anvendt. Det vil formentlig primært ske, hvis der enten er fremkommet vægtige kommentarer til et offentliggjort notat eller hvis der er tale om et meget omkostningskrævende projekt.

Det betyder, at f.eks. en fase tre i et projekt ofte blot håndteres administrativt.

Et formelt notat kan også være led i et aftalt forløb: DBC laver notat med udredning og implementeringsforslag med pristilbud. Ved at det lægges på Biblioteksstyrelsens hjemmeside med kommentarfrist, gives der interesserede mulighed for at kommentere.

Den professionelle blog vil vi også prøve at bruge for at kunne få en hurtig respons - f.eks. til at afgøre om et nyt forslag kræver en mere omfattende behandling.
 

Økonomisk styring

Hidtil har der været offentliggjort tal (budget og regnskab) for bibliotek.dk tre gange i et års forløb:

• Høringsoplæg med tilbud og estimater
• Den formelle aftale med prisaftaler og estimater
• Afrapportering én gang om året efter afslutning af året

Når detaljeringsniveauet i høringsoplæget sænkes, vil vi give bedre indsigt i økonomien på anden vis:

• Høringsoplæg med rammebudget
• Den formelle aftale med prisaftaler og (færre) estimater
• Der lægges løbende budgetopfølgning på Biblioteksstyrelsens hjemmeside
• Afrapportering én gang om året efter afslutning af året

Som noget nyt hensættes den konkrete tilbudsgivning - og dermed detailplanlægning og udarbejdelse af løsningsforslag - til kort før projektet skal udføres. Biblioteksstyrelsen har i dag en løbende budgetopfølgning, hvor der registreres beløb på aftaler, reserverede beløb, status noter og betalinger. Dette regneark vil blive lagt på hjemmesiden, hver gang projekter aftales eller beløb ændres. Det vil ske som en nyhed under bibliotek.dk udvikling med en kort tekst om ændringerne. Den tidligere nyhed arkiveres og Arkiv kan bruges til at se årets ændringer.

Det giver som hidtil en rullende budgetopfølgning, men betyder også at dynamikken i bibliotek.dk udviklingen bliver synlig.

Afslutning

Det er med disse ændringer Biblioteksstyrelsens håb, at bibliotekerne vil bidrage mere aktivt i den løbende debat og bruge de udvidede muligheder for indsigt i det løbende arbejde - alt sammen for at sikre en fortsat udvikling af bibliotek.dk til gav for brugerne.