Analog stop

Udbud den 25. april 2008

• Ændringer imellem 1. og 2. udbud (pdf)
• Udbudsbetingelser (pdf)
• Kontrakt om informationsindsats vedr. analogt stop (pdf)
• Bilag 1: Kravspecifikation (pdf)
• Bilag 2: KPI skema (pdf)
• Tro og love erklæring (pdf)
• Udbudsbekendtgørelse (pdf)

Læs også dokument vedr. informationsmøde om andet udbud af informationsindsatsen (pdf)

Udbud den 21. december 2007

• Udbudsbetingelser (pdf)
• Kontrakt om informationsindsats vedr. analogt stop (pdf)
• Bilag 1: Kravspecifikation (pdf)
• Bilag 2: KPI skema (pdf)
• Tro og love erklæring (pdf)
• Udbudsbekendtgørelse (pdf)

Læs også brev til medlemmerne af DRRB (pdf)

Nyheder og supplerende information

10. juli 2008: Mediesekretariatets evaluering af tilbud i forbindelse med EU-udbud af den statslige informationsindsats om analogt stop. De enkelte tilbudsgiveres samlede pris er i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen udeladt. Læs evalueringsrapporten (pdf)

2. juli 2008: Radio- og tv-nævnet har udpeget konsortiet Advice A/S – Metaphor som vinder af EU-udbuddet. Læs Nævnets pressemeddelelse (pdf)

10. juni 2008: I forbindelse med udbud af informationsindsatsen om analogt stop har Radio- og tv-nævnet Ved tilbudsfristen kl. 12.00 den 10. juni 2008 modtaget tilbud fra følgende tilbudsgivere:

• Konsortiet Public Sense bestående af SorensenS, Lystrup Kommunikation, Nordisk Kommunikation og Lotte Svendsen
• Konsortiet Advice A/S – Metaphor Reklamebureau
• Brancheforum Digitale Medier
• Halbye Kaag JWT
• Konsortiet bestående af kommunikationsbureauet TBWA\, mediebureauet OMD, PR-bureauet Effector, analyseinstituttet Epinion/Capacent og medievirksomheden Nordisk Film
• Konsortiet Bergsøe 4 A/S og MindShare A/S

Spørgsmål og svar

Spørgsmål rejst på informationsmøde den 16. januar 2008 i forbindelse med Radio- og tv-nævnets udbud af informationsindsats om analogt stop.

Spørgsmål 1:
Kan den kommende gatekeeper også byde på informationsindsats om analogt stop?

Svar på spørgsmål 1:
Ja. Udbudsmaterialet indeholder ikke bestemmelser, der forhindrer nogen interesserede i at byde på udbuddet, ej heller gatekeeper selvstændigt eller som medlem af et bydende konsortium. For god ordens skyld skal det tilføjes, at den kommende gatekeeper endnu ikke vil være udpeget ved udløb af fristen for afgivelse af tilbud på informationsindsatsen om analogt stop.

Radio- og tv-nævnet vil dog i givet fald være særligt opmærksom på, at den tilbudte informationsindsats opfylder kravet om platformneutralitet, jf. kravspecifikationens pkt. 4.4.

Spørgsmål 2:
Kan den kommende gatekeeper i givet fald sidde i den rådførende følgegruppe, der er nedsat til projektet?

Svar på spørgsmål 2:
Som det fremgår af kravspecifikationens afsnit 6. Arbejdsform og organisering er der til projektet koblet en rådførende følgegruppe, der halvårligt informeres. Det anføres således, at følgegruppen i sin endelige form vil bestå af repræsentanter fra DR, TV 2/DANMARK A/S, gatekeeperen, Videnskabsministeriet/IT- og Telestyrelsen, Kulturministeriet samt Forbrugerstyrelsen. Hertil kommer deltagelse af organisationen Brancheforum Digitale Medier (BDM). BDM, DR og TV 2/Danmark deltager dog først efter udpegning af en vinder af nærværende udbud, da BDM – hvor DR og TV 2 er medlem – forventes at byde på informationsopgaven.

Som det fremgår af ovenstående, skal gatekeeper, når denne er udpeget, indtræde i følgegruppen, der får til opgave at følge projektet. Hvis gatekeeper – evt. som medlem af et bydende konsortium - vinder udbuddet om informationsindsatsen, vil konsekvensen dog være, at gatekeeper udtræder af følgegruppen.

På lignende vis må BDM, hvis BDM vinder udbuddet, udtræde af følgegruppen, hvorimod DR og TV 2 2/Danmark A/S fortsat kan være medlemmer af følgegruppen.

Spørgsmål 3:
Vil der være en konflikt, hvis det bureau, der får opgaven med informationsindsatsen, også er bureau for gatekeeper?

Svar på spørgsmål 3:
Nej. Gatekeeper er pålagt at samarbejde med relevante parter om samordning af informationsindsatsen. Til løsning af gatekeepers forpligtelse kan gatekeeper pålægge det konkrete bureau opgaver. Bureauets opgaveløsning i denne forbindelse kan ikke betragtes som en del af den opgaveløsning, bureauet skal udføre som leverandør af informationsindsatsen.

Spørgsmål 4:
Kan der være problemer i, at et bureau, der byder på opgaven, tillige er bureau for et politisk parti/et regeringsparti?

Svar på spørgsmål 4:
Nej. Det er ikke et problem, at et bureau, der byder på opgaven, tillige er bureau for et politisk parti/et regeringsparti.

Spørgsmål 5:
Der skal etableres et kampagnesekretariat, som tilbudsgiver skal varetage. Hvad ligger der nærmere heri?

Svar på spørgsmål 5:
Kampagneindsatsen omkring analog slukning indeholder en mængde opgaver, der ikke blot relaterer sig til tilrettelæggelse og eksekvering af den egentlige kampagne. Det er vigtigt at understrege, at tilbudsgiver også skal varetage den operationelle del af kommunikationsindsatsen. Heri indgår altså den daglige dialog med offentligheden og interessenter samt understøttelse af slutbrugerens konvertering og problemer forbundet med konverteringen. I modsætning til typiske kommunikationsopgaver er det ikke ordregiver, der står for kundehåndteringen og forhold relateret dertil.

Kampagnesekretariatet er således defineret som en operationel enhed, der varetager to hovedopgaver (Beskrevet i udbudsbetingelserne 5.3.2 A g): 1) Håndtering af offentligheden herunder presse og 2) drift af kontaktfunktion for berørte husholdninger og institutioner.

Spørgsmål 6:
Er der overvejelser om omfanget af henvendelser, der forventes rettet til kampagnesekretariatet evt. på baggrund af erfaringer fra nabolandene?

Svar på spørgsmål 6:
Følgende erfaringer er indhentet fra den svenske indsats. Grafen udtrykker det samlede ugentlige antal indgående opkald til call-centeret gennem hele 2007. Udsvingene på grafen er udtryk for den regionsvise slukning af de analoge signaler, der var tilfældet i Sverige.

Spørgsmål 7:
Anses udgifter til designopgaver og udgifter til etablering og drift som eksterne opgaver i udbudsmaterialets forstand?

Svar på spørgsmål 7:
I henhold til kontraktens pkt. 2.6 omfatter eksterne opgaver (i udbudsmaterialets forstand) alene medieindrykninger, tryk, KPI-målinger, distribution og omkostninger til drift af kampagnesekretariatets kontaktfunktion. Der henvises til, at eksterne omkostninger er præcist defineret i kravspecifikationens pkt. 5.5 KPI baseret resultathonorering.

Det følger af ovenstående, at designopgaver ikke er at betragte som eksterne omkostninger i udbudsmaterialets forstand., hvorimod visse drift- og etableringsomkostninger til kampagnesekretariatet er omfattet heraf. Det skal dog understreges, at definitionen af eksterne omkostninger ikke udelukker, at tilbuddet kan omfatte andre typer af eksterne omkostninger.

Disse omkostninger kan blot ikke, således som eksterne omkostninger i udbudsmaterialets forstand, fremsendes månedligt til kunden til honorering, men skal dækkes af vederlaget.

Spørgsmål 8:
Når BDM, hvori TV 2 indgår, kan byde på opgaven, betyder det så, at TV 2 kan indgå med gratis indrykninger? Og vil TV 2’s egne indrykninger regnes som eksterne omkostninger?

Svar på spørgsmål 8:
Det fremgår af udbudsmaterialets pkt. 5.3.4, at tilbudsgiver i sit tilbud skal angive ét samlet fast honorar opdelt på vederlag og på eksterne omkostninger, jf. afsnit 5.3.4.2. I sidstnævnte afsnit er det anført, at tilbudsgiver særskilt i tilbuddet skal angive eksterne omkostninger til dækning af medieindrykninger m.m. Det fremgår endelig af udbudsmaterialet, at det samlede faste honorar indgår i tilbudsevalueringen med en vægt på 15 % af den samlede evaluering.

Det følger bl.a. af ovenstående, at Radio- og tv-nævnet skal foretage en gennemskuelig vurdering af fuldt oplyste og objektive forhold, og at dette ikke ville kunne ske, såfremt en tilbudsgiver evt. grundet sin sammensætning kan tilbyde ydelser, der ikke er prissat efter markedsforhold. TV 2 Danmark A/S´s indrykninger må derfor prissættes efter markedspris for at sikre en objektiv evaluering som grundlag for Radio- og tv-nævnets valg af leverandør. I fald BDM vinder udbudsforretningen, må sådanne indrykninger hos TV 2 Danmark A/S regnes på lige fod med indrykninger hos andre leverandører i forhold til eksterne omkostninger i udbudsmaterialets forstand.

Spørgsmål 9:
Træffes Radio- og tv-nævnets beslutning om, hvem der skal have informationsopgaven udelukkende på grundlag af det skriftlige materiale, (eller vil det blive muligt at lave en præsentation af tilbuddet for Nævnet)?

Svar på spørgsmål 9:
Efter udbudsreglerne træffes Nævnets beslutning på basis af det materiale, der indsendes til udbuddet. Der vil således ikke være mulighed for at præsentere tilbuddet ved et fremmøde for Nævnet.

Spørgsmål 10:
Hvorledes defineres begrebet "berørte husholdninger og institutioner", således som det er udtrykt i vision og strategiske mål for kampagnen i kravspecifikationens afsnit 3?

Svar på spørgsmål 10:
Mange tv-seere er ikke bevidste om hvilken tv-infrastruktur, de benytter sig af. Samtidig kan det for mange være svært at forstå, at analog stop kun berører den jordbaserede platform. Det er en vigtig kampagnemålsætning, at tv-seere på andre platforme forstår, at de ikke bliver berørt af analog slukning. Målgruppen for den egentlige konvertering er brugere af ATT-platformen (Målsætning 1 på husholdninger i kravspecifikation afsnit 3.2), mens målgruppen for målsætningen om, ”at alle husstande uanset platform og sendeforhold ved, om de er berørt eller ej og dermed, hvordan de skal forholde sig til slukningen” (Målsætning 2 for husholdninger kravspecifikation afsnit 3.2) omfatter alle husholdninger. Erfaringen fra andre lande understreger udfordringen i at skabe bred forståelse for, hvem der aktivt skal konvertere, og hvem der ikke bliver berørt.

Spørgsmål 11:
Er det rigtigt forstået, at også seerne, der ser tv via kabel, satellit og IP-tv anses for at være "berørte"?

Svar på spørgsmål 11:
Seere på de øvrige tv-infrastrukturer er ikke berørte, hvad angår analog slukning, men er i stor udstrækning ikke klar over det selv. Derfor indgår de i kampagnens målsætning om, at alle skal vide, hvorvidt de er berørt eller ej.

Spørgsmål 12:
Vil det tælle positivt ved Nævnets bedømmelse, hvis en tilbudsgiver kan gennemføre opgaven for mindre end det fastsatte budgetmaksimum på 46 mio. kr., altså eksempelvis for 30 mio. kr., uanset at der fra tilbudsgivers side opereres med en relativ høj indtjening?

Svar på spørgsmål 12:
Ved besvarelsen heraf er det i det følgende lagt til grund, at der ved høj indtjening forstås, at de eksterne omkostninger udgør en forholdsvis mindre del af tilbuddet og at resten, dvs. vederlaget er indtjening.

Som det fremgår af udbudsbetingelsernes 5.3.4. indgår prisen, dvs. det samlede faste honorar i tilbudsevalueringen med en samlet vægt i forhold til andre vurderingkriterier på 15 %. Det samlede faste honorar er opdelt på vederlag og eksterne omkostninger, som defineret i besvarelsen af spm. 7.

Størrelsen af de forskellige andele af det samlede honorar indgår ikke i evalueringen; en samlet lavere pris end budgetmaksimum og i forhold til de andre bydere vil således tælle positivt.

Spørgsmål 13:
Hvad er baggrunden for, at niveauet for KPI-målinger ikke er faste og følgelig lagt ind i skemaerne?

Svar på spørgsmål 13:
Niveauet for KPI-målinger er ikke lagt ind i skemaet af følgende fire årsager:

1. At bestemme niveauet i de givne skæringstidspunkter vil være definerende for den valgte løsning. Det har i ordregivers definition af opgaven været afgørende ikke at definere valget af virkemidler for løsningen.
2. At ordregiver ikke har erfaringer og forudsætninger for at definere, hvilke niveauer der er realistisk.
3. At det er mest fair at resultathonorere tilbudsgiver ud fra egne KPI’ere.
4. At den estimerede KPI-opfyldelse i KPI-skemaet er et afgørende kriterium for valg af leverandør.

Spørgsmål 14:
Er det rigtigt forstået, at spørgeskemaet i kravspecifikationen til fastlæggelse af KPI-målinger ikke er (færdig)udarbejdet, og at omkostninger til udarbejdelse af det endelige spørgeskema skal indgå i tilbudsgivers budgettering?

Svar på spørgsmål 14:
Ja. Der henvises til Kravspecifikation afsnit 5.5. Beregning af resultathonorering.

Spørgsmål 15:
Hvorledes kan Nævnet bedømme kampagnen, når der ikke stilles krav om et egentligt visuelt kreativt materiale?

Svar på spørgsmål 15:
Der er tre væsentlige årsager til, at der ikke stilles krav om kreativt materiale som del af tilbud.

1. Den første og væsentligste årsag er, at ordregiver vurderer det som værende mest væsentligt, at tilbudsgiver kan sandsynliggøre evnen til at arbejde strategisk med de definerede målsætninger og KPI’ere og mobilisere alle interessenter mod et fælles mål og sikre den operationelle håndtering af konverteringen. Tilbudsgiver bør således i højere grad opfatte tilbuddet som en forretningsplan og mindre som et kampagneoplæg.
2. Netop med fokus på ovenstående har ordregiver vurderet, at ressourceforbruget hos tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelse af kreativt kampagnemateriale overstiger relevansen i forhold til valg af tilbud.
3. Endelig muliggør en vurdering på strategiske og operationelle forudsætninger en mere objektiv vurdering frem for evaluering på kreative og per definition subjektive kreative kampagneforslag.

Spørgsmål 16:
Hvad tænkes der på, når der i kravspecifikationen tales om et "kampagneansigt"?

Svar på spørgsmål 16:
Kampagneansigt er ikke udtrykt som værende en kommerciel figur, der skal optræde i det egentlige kampagnemateriale. Med kampagneansigt tænkes en person, der optræder offentligt på vegne af sekretariatet. Altså en talsperson.

Spørgsmål 17:
Kan vi få en liste over lande, hvor der er erfaringer, som vi kan "trække på"?

Svar på spørgsmål 17:
Det er nærliggende at kigge på lande, vi normalt sammenligner os med. Her er Sverige, der har gennemført konverteringen samt Norge, der har påbegyndt den, nærliggende referencekilder.

Spørgsmål 18:
Er de oplysninger, der er givet i materialet om offentlige bevillinger i andre lande korrekte?

Svar på spørgsmål 18:
Der er stor forvirring om, hvor mange penge, der har været allokeret til arbejdet. Det er nemlig ikke altid præciseret, hvilke omkostninger de forskellige beløb dækker. Samlet har man i Sverige haft SEK 60 mio. Beløbet dækker alle omkostninger forbundet med hele kampagnearbejdet herunder forberedelse, lønninger, drift, rejser, etc.

I Norge er det oplyst, at der er afsat NOK 2,5 mio. i hhv. 2007 og 2008. Samme niveau forventes for 2009. Den samlede bevilling på altså NOK 7,5 mio., er afsat til en platformneutral kampagne.

Spørgsmål 19:
Hvorledes adskiller kravene i denne kampagne sig fra kravene til gatekeeper om information til seerne?

Svar på spørgsmål 19:
Som det fremgår af besvarelsen af spm. 22 er kravspecifikationens oplysninger om gatekeepers informationsforpligtelser angivet udtømmende, og der henvises i denne forbindelse til kravspecifikationens afsnit 4.4. om gatekeepers informationsforpligtelser.

Det fremgår heraf, at gatekeepers informationsforpligtelser er formuleret som et generelt krav om samarbejde med relevante parter om samordning af informationsindsatsen til forskel fra de præcise krav til informationskampagnen, der fremgår af udbudsmaterialets kravspecifikation, og som er udtrykt i den opstillede vision for kampagnen: At gøre overgangen til digitalt tv simpel, fælles og holdbar for alle berørte husholdninger og institutioner, således at ingen har sort skærm på deres primære tv den 31. oktober 2009.

Spørgsmål 20:
Hvorledes skal skemaet figur 2 i kravspecifikationen s. 13 om målgruppens geografisk fordeling forstås?

Svar på spørgsmål 20:
Grafen viser, hvordan amter varierer fra landsgennemsnittet på 28 % ATT-husholdninger (defineret som målgruppe i afsnit 4.2 Husholdninger). Grafen er medtaget for at fremhæve geografiske udsving i relativ målgruppestørrelse, idet boligforhold er en afgørende forudsætning for valg af infrastruktur.

Spørgsmål 21:
Hvad er nytteværdien af, at alle ophavsrettigheder, jf. kontaktens punkt 10.3, skal overdrages til kunden, der altid har retten til at versionere og modificere i produkterne? Kan det overvejes fra udbyders side at revidere denne bestemmelse, således at der kun er indkøbt rettigheder til kampagnens afslutning og således at retten til at modificere og versionere ligeledes bortfalder på dette tidspunkt?

Svar på spørgsmål 21:
Baggrunden for bestemmelsen en primært at sikre, at Radio- og tv-nævnet får ophavsret til materiale udarbejdet af leverandøren med henblik på, at dette materiale kan viderebenyttes af en anden leverandør, dersom der sker en ophævelse af kontrakten, eller der indtræffer forhold, der umuliggør en opfyldelse af kontrakten. Sekundært ønsker Radio- og tv-nævnet at kunne udnytte sin ophavsret til materialet for det tilfælde, at Nævnet efterfølgende skulle have behov for at udnytte eksempelvis et "brand", der er fremkommet som en del af kampagnen. Endelig ønsker Radio- og tv-nævnet at undgå, at samme brand efterfølgende kan udnyttes af bureauet i en sammenhæng, der måtte være uhensigtsmæssig for Nævnet.

Foranlediget af det rejste spørgsmål har Radio- og tv-nævnet foretaget en ændring af kontraktens pkt. 10.3, således at rettighedserhvervelsen klargøres.

Spørgsmål 22:
Der ønskes en nærmere redegørelse for, hvilke præcise krav om information, der er til public service-stationerne, I/S DIGI-TV og den fremtidige gatekeeper.

Svar på spørgsmål 22:
Kravene til information er omtalt i kravspecifikationens afsnit 4.4. Samtlige sådanne krav til såvel DIGI-TV (der ejes af DR og TV2/Danmark A/S) som til den kommende gatekeeper fremgår heraf.

Spørgsmål 23:
Hvis seerne investerer i udstyr til at se digitalt tv kan de så se alle kanaler også før 1. november 2009?

Svar på spørgsmål 23:
Seerne kan i givet fald se de kanaler, der udsendes på MUX 1, dvs. p.t. DR 1 og 2, TV 2 (incl. de regionale programmer) samt kanaler, der har tilladelse til forsøgsvirksomhed. Hertil kommer eventuelt digitale nabolandskanaler, der vil kunne modtages af nogle seere.

Spørgsmål 24:
Hvad koster en MPEG 2-boks?

Svar på spørgsmål 24:
En DVB-T MPEG2 boks kan i dag købes for 300 kr. og opefter i Danmark.

Spørgsmål 25:
Hvornår vil MPEG 4-bokse kunne købes i Danmark?

Svar på spørgsmål 25:
MPEG4 bokse til jordbaseret tv er teknologisk en realitet. De kan således både købes i Frankrig og Norge. I forhold til Danmark vil boksen næppe blive en realitet før DTT Gatekeeperen er operationel.

Spørgsmål 26:
Hvad er baggrunden for, at det i kontraktens pkt. 4.4 er fastsat, at leverandørens kontaktperson og projektmedarbejdere ikke uden kundens skriftlige samtykke kan udskiftes?

Svar på spørgsmål 26:
Ordregiver vurderer, at kvalifikationerne hos de personer, der skal løse opgaven, er en kritisk forudsætning for at indfri opgavens målsætninger. Det er også afspejlet i tildelingskriteriet i udbudsbetingelserne (afsnit 5.3.3), der vægter med 20 %. Det er derfor afgørende, at de nøglepersoner som tilbudsgiver blandt andet vælges på, også er dem, der løser opgaven. Der er fra ordregivers side ikke tale om et ønske om at fastlåse tilbudsgiver. Eventuelle udskiftninger skal blot godkendes, således at ordregiver kan sikre, at minimum samme kvalifikationer er tilstedet.

Yderligere skriftligt spørgsmål stillet den 21. januar 2008:

Spørgsmål 27:
Hvordan kan det være, at den tekniske opsætning af website (HTML, CMS mv) og hosting af sitet ikke er en "ekstern omkostning", når tryk og distribution er det?

Svar på spørgsmål 27:
Der er mange eksterne omkostninger forbundet med kampagnen. Ordregiver har vurderet, at det kun er de største omkostningsposter, der skulle undtages fra resultathonoreringsmodellen.

Yderligere skriftligt spørgsmål stillet den 30. januar 2008:

Spørgsmål 28:
Det fremgår af betingelser 4.1, at "en tilbudsgiver kan basere sig på andres formåen, men skal i så fald godtgøre, at ansøger råder over andres ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelse i så henseende". (Mediesekretariatets understregning - Det bemærkes, at der fejlagtigt i udbudsbetingelserne er angivet "ansøger", idet der rettelig skal stå "tilbudsgiver").

Skal betingelsen forstås derhen, at hvis en tilbudsgiver eksempelvis ikke selv formår eller selv ønsker at fremstille tryksager, producere TV spots eller programmere website, så skal tilbudsgiver dokumentere, at han har adgang til de nødvendige kompetencer og ressourcer hos andre, f.eks. ved at fremlægge kontrakt(er) eller hensigtserklæring(er) med disse andre?

Eller med andre ord:
Hvis en tilbudsgiver ønsker at benytte underleverandører, der dækker leverancer, han ikke selv kan/vil levere, så skal han indgå aftale med disse underleverandører forinden afgivelse af tilbud?

Svar på spørgsmål 28:
Det bemærkes, at det i udbudsmaterialet anførte om mindstekrav til egnethed hos tilbudsgiver blot er en gengivelse af, hvad der følger af artikel 48, stk. 3, i EU's udbudsdirektiv 2004/18.

Det fremgår således bl.a. af udbudsbetingelsernes pkt. 4.1, at tilbudsgivere, som ikke inden for et eller flere områder selv

har forestået mindst 2 landsdækkende, tværmedielle og adfærdsændrende kampagner,
har forestået sekretariatsdrift til understøttelse af en kampagne,
har dokumenteret erfaring med "below the line" (BTL) aktiviteter,
har erfaring med PR,
har erfaring med medieplanlægning og - indkøb,

kan i deres tilbud basere sig på, at andre har denne erfaring.

Det følger heraf, at hvis en tilbudsgiver baserer sig på andres erfaring, skal det med tilbudet godtgøres, at tilbudsgiver råder over andres ressourcer. Som eksempel kan nævnes følgende:

• Hvis tilbudsgiver X indgiver tilbud og angiver ikke selv at have erfaring med PR (4. "at" i mindstekravene) og samtidig angiver, at mindstekravet skal vurderes på grundlag af Y's erfaring med PR, skal listen over de betydeligste og lignende tjenesteydelser omfatte leverancer foretaget af Y. Leverancerne leveret af Y vil dog alene blive taget i betragtning ved vurderingen af, om mindstekravet er opfyldt, såfremt X dokumenterer, at X ved opgaveløsningen kan gøre brug af Y's kompetencer og ressourcer. Dette kan ske ved, at der fremlægges en kontrakt indgået med Y, hvor Y forpligter sig til at stille sine kompetencer og ressourcer til rådighed. En hensigtserklæring vil næppe være tilstrækkelig, da kravet er, at X skal råde over Y's ressourcer.

Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvorledes kravene skal forstås, anbefales det, at tilbudsgiver søger bistand til brug for tilbudsafgivelsen, idet opfyldelse af mindstekravene er et ufravigeligt krav for, at et tilbud kan tages i betragtning, og da sekretariatet alene på et generelt plan kan besvare stillede spørgsmål.

Yderligere skriftlige spørgsmål stillet den 6. februar 2008:

Spørgsmål 29:
Hvordan vurderer i forskellen mellem konsortier/sammenslutninger og underleverandører ud over solidarisk hæftelse ved førstnævnte?

Svar på spørgsmål 29:
Ved besvarelsen henvises til pkt. 4.1.1 i udbudsbetingelserne. Det fremgår heraf, at sammenslutninger/konsortier af virksomheder skal påtage sig en solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles befuldmægtiget, der kan tegne sammenslutningens rettigheder og forpligtelser overfor Radio- og tv-nævnet og være kontaktperson og sekretariat for sammenslutningen. Det fremgår endvidere af 4.1.1. at erklæringerne og oplysningerne i afsnit 4.1. om minimumskrav til tilbudsgivers egnethed skal angives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen/konsortiet.

Der er ikke fastsat sådanne krav for underleverandører.

Spørgsmål 30:
Må en underleverandør udgøre et helt kompetenceområde, hvis der foreligger dokumentation for at ansøger råder over underleverandørens ressourcer?

Svar på spørgsmål 30:
Ja, en underleverandør kan udgøre et helt kompetenceområde, hvis der foreligger dokumentation for, at tilbudsgiver råder over dennes ressourcer. Se nærmere herom i besvarelsen af spm. 28.

Spørgsmål 31:
Er der en størrelse på, hvor stor en underleverandør må være - udgøre af den samlede opgave?

Svar på spørgsmål 31:
Udbudsmaterialet indeholder ikke regler, der limiterer omfanget af en underleverandørs leverancer i forhold til den samlede opgave.

Yderligere skriftligt spørgsmål stillet den 16. februar 2008:

Spørgsmål 32:
Pagina 28 i kravspecifikationen viser en målsætning for KPI’erne, hvor KPI F er procent af husholdninger, der svarer JA til installation.

Pagina 27 i kravspecifikationen indeholder et KPI træ, der viser placeringen af de enkelte KPI’er.

Følges KPI træets grene giver KPI F svar på: Andelen af husholdninger, der har haft problemer med at få det indkøbte udstyr til at virke, som ved, hvor de kan hente hjælp.

Ifølge KPI træet er KPI F altså den procent af forespurgte husholdninger, der svarer JA på spørgsmålet "Vidste du, hvordan du skulle få hjælp".

Det betyder, at husholdninger, hvis udstyr fungerer, og som har foretaget en korrekt installation, ikke registreres ved dette spørgsmål og derfor ikke påvirker KPI F.

Der følgende spørgsmål: Er KPI F placeret korrekt?

Svar på spørgsmål 32:
Det er korrekt, at brugere, der ikke har oplevet installationsproblemer sorteres fra, før der spørges til viden om, hvorledes man kan få hjælp til installationen. Baggrunden herfor er, at KPI F netop beskæftiger sig med den del af befolkningen, der har problemer med deres installation. Hér er det afgørende kriterium for KPI'en, at man som bruger med installationsproblemer er klar over, hvordan man kan få hjælp. Det handler altså ikke om, hvorvidt man har installationsproblemer eller ej, men om man i tilfælde af installationsproblemer ved, hvad man skal fortage sig. Som de fremgår af kravspecifikationen stilles der krav om, at tilbudsgiver arbejder med alle faser af konverteringen. I denne forbindelse er det afgørende, at brugere med installationsproblemer ved, hvordan de kan få hjælp til at få deres løsning til at virke.

KPI F kan ikke besvare dette spørgsmål, hvis den del af befolkningen, der ikke havde problemer med installation, indgår. Det er hypotetisk at spørge brugere uden oplevede installationsproblemer, om de vidste, hvor de kunne få hjælp, såfremt deres installation ikke havde virket. Derfor sorteres disse brugere fra, inden der spørges til viden om, hvordan man kan få hjælp til installationen.

Referat af informationsmøde afholdt i Mediesekretariatet den 9. maj 2008 om den statslige informationsindsats om det analoge stop.

Fra Mediesekretariatet deltog: Erik Nordahl Svendsen, Jette Fievé, Henrik Birkvad , Mediesekretariatets konsulent Peter Kofler og advokat Tom Holsøe fra Kammeradvokaten.

Herudover deltog omkring 25 interesserede.

Indledningsvist blev det fastslået, at der udarbejdes et referat fra mødet. Det offentliggjorte referat og tilhørende spørgsmål og svar vil på linie med spørgsmål og svar fra det tidligere udbud supplere udbudsmaterialet og tilsammen danne det formelle retslige grundlag for udbudsforretningen. Spørgsmål og svar afgivet på mødet bringes nedenfor i supplement til spørgsmål og svar fra det annullerede udbud.

Dagen var bygget op omkring følgende indlæg:

1. Retlige rammer om udbuddet
2. Udbudsmaterialets afregningsmodel og KPI-skema og overordnet gennemgang af tildelingskriterier
3. Spørgsmål

Retlige rammer om udbuddet

Kammeradvokat Tom Holsøe orienterede om baggrunden for det nye udbud: EU-udbud er ganske krævende, og det er meget vigtigt, at reglerne herfor overholdes af begge parter, kunden såvel som tilbudsgivere. Som følge af EU's udbudsregler var en række tilbud ikke taget i betragtning i det tidligere udbud, da disse tilbud ikke levede op til kravene i udbudsmaterialet.

Det blev understreget, at Radio- og tv-nævnet nøje vil påse, at udbudsreglerne overholdes. Tom Holsøe oplyste endvidere, at annulleringen af det første udbud var sket i overensstemmelse med den praksis, der anvendes af Klageretten for udbud.

Tom Holsøe understregede, at det er vigtigt, at tilbudsgivere overholder samtlige krav i udbudsmaterialet – også selvom tilbudsgiver finder nogle af kravene uhensigtsmæssige eller irrelevante. Hvis tilbudsgiver alligevel er i tvivl om forståelsen af kravene, anbefalede Tom Holsøe, at der fremsættes et spørgsmål til Nævnet herom. Tilbudsgivers tilsagn om opfyldelse af tildelingskriterier er det essentielle – hvis kravene i udbudsmaterialet ikke overholdes, risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet slet ikke bliver vurderet. Endelig blev det understreget, at hvis der er usikkerhed om forståelsen af dele af tilbudsgivers tilbud, vil dette blive fortolket til ugunst for tilbudsgiver.

Udbudsmaterialets afregningsmodel og KPI-skema og overordnet gennemgang af tildelingskriterier

Peter Kofler indledte sin gennemgang med at pege på de få forskelle, der er mellem udbudsmaterialet i det annullerede udbud og dette. Der henvises til særskilt notat om Peter Koflers indlæg. I denne forbindelse blev der stillet spørgsmål om den rettelsesanvisning, der fremgår af det på hjemmesiden offentliggjorte notat af 25. maj 2008 om ændringer af udbudsmateriale af 25. april 2008. Notatet retter sig primært til de tilbudsgivere, der afgav tilbud i det annullerede udbud og som indgiver tilbud i denne runde. Der henvises til spørgsmål nr. 33.

Spørgsmål nr. 33:
Det er angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 6.3., at Mediesekretariatet "gerne ser, at tilbudsgivere, der afgav tilbud under det tidligere, nu annullerede udbud, ændringsmarkerer, hvilke ændringer tilbudsgiver har foretaget i det afgivne tilbud set i forhold til det tilbud, tilbudsgiver afgav under det annullerede udbud. Ændringsmarkeringen kan evt. laves ved, at tilbudsgiver vedlægger sit tilbud en oversigt over hvilke ændringer, der er foretaget."

Gælder dette også, hvis der er tale om større ændringer i tilbudet? Hvad hvis eksempelvis halvdelen af tilbuddet ændres?

Svar på spørgsmål 33:
Anvisningen er fra Nævnets side blot en praktisk opfordring – ikke et krav. Baggrunden for opfordringen er primært, at hvis der kun er mindre ændringer, vil det lette Nævnets arbejde med at finde og vurdere disse ændringer, hvis de er tydeligt markerede. Hermed kan tilbudsgiver ved denne tilgang sikre, at alle ændringer let bliver bemærket og vurderet.

Det blev dog understreget, at alle tilbudsgivere skal afgive et komplet tilbud, og at Nævnet på ny vil gennemgå og vurdere alle tilbud i deres helhed. Det er således ikke muligt blot at henvise til det allerede afgivne tilbud.

Det blev spurgt, om det f.eks. ville være acceptabelt at udarbejde et lille hæfte indeholdende forskelle mellem det første og det andet tilbud. Svaret herpå er, at der er metodefrihed i, hvorledes forskelligheder illustreres. Det er under alle omstændigheder Nævnets ansvar at foretage en korrekt vurdering af indkomne tilbud uanset om ændringer er markerede eller ej – hvis tilbudsgiver finder det uhensigtsmæssigt at markere ændringer, kan tilbudsgiver undlade dette.

Af planche 10 i gennemgangen fremgår det, at der er til projektet er 46 mio. kr. til rådighed incl. 15 % buffer til rådighed for projektet, hvortil kommer 2 mio. kr. i bonus. Dette førte til spørgsmål om buffer. Der henvises til spørgsmål 34.

Spørgsmål 34:
Hvad er buffer og hvad omfatter dette begreb?

Svar på spørgsmål 34:
I udbudsmaterialet opereres med to forskellige buffere – nemlig en buffer til imødegåelse af forudsigelige prisstigninger / risici og én, der skal dække omkostninger til ændringer krævet af Ra-dio- og tv-nævnet.

Hvad angår forudsigelige risici fastsættes det således i pkt. 2.1 i kontrakten bl.a. følgende:

"(….)Det understreges, at honoraret er fast i hele kontraktperioden. Honoraret kan ikke overskrides, og leverandøren har ved sin fastsættelse af honorarets størrelse taget højde for alle forudsigelige risici, der vil kunne opstå i en kompleks og omfangsrig informationsindsats som omfattet af kontrakten, herunder sikret, at informationsindsatsen indenfor honoraret løbende kan tilpasses de strategiske mål for informationsindsatsen, og at stigninger i omkostningsniveauet på eksterne omkostninger og andre omkostninger kan afholdes indenfor honoraret."

Til illustration af bestemmelsens rækkevidde oplyste advokat Tom Holsøe således på informationsmødet, at det vil være en forudsigelig risiko, at indrykningsprisen for reklameplads på TV 2 A/S kommer til at stige i løbet af kontraktsperioden, og at tilbudsgiver derfor må indlægge sådan en prisstigning som en form for buffer i sit tilbud.

Hvad angår omkostninger til ændringer krævet af Radio- og tv-nævnet henviste Tom Holsøe til kontraktens pkt. 5.1, der fastsætter:

"Kunden kan løbende kræve ændringer i projektets indhold og omfang, således at leverandøren er forpligtet til at tilpasse indhold og/eller formindske eller forøge opgaven i overensstemmelse med kundens ønsker. Leverandøren er ikke berettiget til en forøgelse af sit honorar som følge af ændringer krævet af kunden, såfremt ændringerne enten ligger indenfor hvad der i almindelighed må påregnes i forbindelse med gennemførelse af informationsindsatsen eller ændringerne ikke samlet i kontraktens løbetid eller enkeltvis medfører en forøgelse af projektet, der kan begrunde en forøgelse af leverandørens samlede honorar på over 15 %. Leverandøren har således ved fastsættelsen af det samlede honorars størrelse, jf. pkt. 2.1, taget højde for de anførte af kunden krævede ændringer."

Tom Holsøe oplyste, at baggrunden for denne bestemmelse er, at der er tale om en kontrakt, der omfatter et ganske stort pengebeløb og som er præget af et meget omskifteligt omverdensmijø med mange interesser i spil, hvorfor den kommende leverandør må finde sig i en vis grad af uforudsigelighed. Bestemmelsen medfører, at ordregiver har mulighed for ændringer i informationsindsatsen, uden at leverandøren har krav på forøgelse af sit honorar, såfremt ændringerne ikke medfører en forøgelse af det samlede honorar på over 15 %. Til illustration heraf nævntes det, at kunden eksempelvis ville kunne kræve en ekstra Radiokampagne til en pris af eksempelvis 10 % af det samlede honorar – en kampagne, der ikke er beskrevet i leverandørens tilbud, og som ikke er begrundet i, at leverandøren ikke kan leve op til sine KPI-mål – men som blot er begrundet i, at kunden ønsker en sådan.

Spørgsmål 35:
Er buffer at betragte som vederlag eller eksterne omkostninger?

Svar på spørgsmål 35:
Eksterne udgifter er i udbuddet udtømmende beskrevet i kravspecifikationens side 33 og i kontraktens pkt. 2.6. Udgifter, der ikke falder ind under disse definitioner, er følgelig at betragte som vederlag. Med andre ord, hvis man ikke ved, om en buffer skal benyttes til den ene eller den anden udgift, må udgangspunktet være, at udgiften henregnes til vederlagsdelen af det samlede honorar. På et spørgsmål om, hvorvidt det er muligt at lægge hele udgiften til buffere på vederlag, var svaret bekræftende.

Spørgsmål 36:
Hvad er en nødplan?

Svar på spørgsmål 36:
Såfremt det ikke lykkedes at opnå det obligatoriske konverteringsniveau for KPI G og KPI H på hhv. 95 % og 98 %, skal denne situation hurtigst muligt afhjælpes. En nødplan opererer altså efter tredje og sidste skæringstidspunkt, og skal altså adressere en situation, hvor konverteringsniveauet ikke er opfyldt. Tilbudsgivers beskrivelse af en overbevisende nødplan er afgørende i vurderingen af tilbuddet, idet det skønnes at evnen til at reagere og få realiseret minimumskonverteringsniveauet kan undgå de meget store samfundsmæssige konsekvenser en sådan situation vil medføre.

Spørgsmål 37:
Er der præference for, hvilket analysebureau, som leverandør skal benytte?

Svar på spørgsmål 37:
Nej, der er ikke en sådan præference. Dog er det et krav, at Gallups Annual Survey er den officielle kilde til bedømmelsen af opfyldelse af konverteringen på KPI G.

Spørgsmål 38:
Foranlediget af planche i orienteringen blev der stillet spørgsmål til kravet om det højst mulige vægtede gennemsnit.

Svarpå spørgsmål 38:
I evalueringen af de af tilbudsgiver angivne KPI-skemaer er anført i udbudsmaterialet, at der blandt andet indgår det højest mulige gennemsnitlige KPI-niveau i de tre skæringstidspunkter. Her bør det præciseres, at der naturligvis evalueres ud fra det vejede gennemsnit. Det vil sige, at et vilkårligt KPI-niveauet i et vilkårligt skæringstidspunkt indgår i beregningen af gennemsnitsniveauet ud fra, hvilken vægtning tilbudsgiver har anført på samme KPI. Ønsker tilbudsgiver en høj evaluering på dette evalueringspunkt, er det således ikke nok, blot at anføre en eller flere høje KPI-niveauer, idet vægtningen af samme indgår i beregningen af gennemsnittet. Der evalueres således ud fra det vejede gennemsnit af tilbudsgivers angivne KPI-niveauer i alle tre skæringstidspunkter.

Spørgsmål 39:
Hvilke informationer skal der afgives i forbindelse kriteriet "kvalifikationer hos de til opgaven allokerede medarbejdere"?

Svar på spørgsmål 39:
Der henvises til pkt. 5.3.3 i udbudsbetingelserne. Det fremgår heraf, at det ikke er tilstrækkeligt blot at afgive en række standard-cv´er på de enkelte medarbejdere på projektet. Tilbudsgivere skal således i deres tilbud beskrive, hvordan de konkrete kvalifikationer hos projektleder og kernemedarbejdere anvendes til at gennemføre aktiviteterne i informationsindsatsen. For så vidt angår projektlederen skal der således afgives oplysninger, der muliggør en vurdering af projektlederens erfaring og kvalifikationer til at arbejde med komplekse kommunikationsopgaver af politisk karakter med mange interessenter og medier/kanaler involveret samt dokumenteret evne til at skabe adfærdsændrende kommunikation. Derudover skal der afgives oplysninger, der muliggør en vurdering af alle projektmedarbejderes faglige evne til at levere kompetent og effektivt på de beskrevne faglige ansvarsområder og tilhørende aktiviteter.

Spørgsmål 40:
Hvornår træffer Radio- og tv-nævnet beslutning om udbuddet?

Svar på spørgsmål 40:
Det fremgår af udbudsbetingelserne, at Nævnet beslutter sig ultimo juni måned 2008. Det blev oplyst på orienteringsmødet, at der er aftalt et Nævnsmøde den 30. juni 2008, og at det er planen, at der denne dato træffes beslutning om udfald af udbuddet.

Konsulent Peter Koflers indlæg på Radio- og tv-nævnets informationsmøde den 9. maj 2008 om udbud af den statslige informationsindsats om den analoge slukning (pdf)

Spørgsmål 41:
Hvordan skal vi tolke formuleringen ”… af politisk karakter”? Er det kampagner der involverer offentlige instanser, eller kan kommercielle kampagner med eksempelvis et organisationspolitisk indhold også være dækkende? Kan eksempelvis pressearbejde i forbindelse med danske soldater på mission i udlandet, forestået af en enkelt medarbejder hos os, være en kommunikationsopgave af politisk karakter?

Svar på spørgsmål 41:
Begrebet ”komplekse kommunikationsopgaver af politisk karakter” skal forstås bredt.

Sådanne opgaver vil typisk indbefatte, at en offentlig myndighed står som afsender af kommunikationen, og/eller at kommunikationsopgaven finansieres af offentlige midler, og/eller at emnet har en politisk karakter.

For så vidt angår den konkrete opgave om analogt stop er det karakteristisk, at der indgår mange interessenter i løsningen, og at opgaven er præget af en høj politisk prioritering og prestige fra politisk hold. Derfor har det for Radio- og tv-nævnet været væsentligt at understrege vigtigheden af, at tilbudsgiver evner at navigere i et krydsfelt af interesser med højt politisk fokus. Radio- og tv-nævnet kan på basis af de foreliggende oplysninger ikke besvare spørgsmålet om, hvorvidt opgaven med de danske soldater i udlandet falder ind under begrebet ”komplekse kommunikationsopgaver af politisk karakter”.

Spørgsmål 42:
På hvilken måde menes det, at den aktuelle kampagne vil ændre adfærd. Vi skal have målgrupperne til at foretage sig noget – at konvertere til digitalt TV – men vi måles vel ikke på om de ændrer adfærd i forbindelse med deres TV forbrug, indkøbsmønstre osv.? Hvis det handler om, at det er adfærdsbestemt at man køber et bestemt produkt, eller træffer et bestemt valg så er alle kampagner vel at betragte som adfærdsændrende?

Svar på spørgsmål 42:
Det adfærdsændrende er brugt for at understrege vigtigheden i, at målgruppen træffer en aktiv handling ved at få konverteret fra det analoge signal. Andre kommunikationsopgaver kan handle om at ændre perception af et produkt eller øge bevidstheden om et fænomen. Denne kampagne (jf. punkt 1 i de strategiske målsætninger) er adfærdsændrende, idet den i stor udstrækning handler om at foretage et konkret valg. Derfor er det også af afgørende betydning, at kampagnen understøtter alle faser i konverteringen jf. figur 10 side 24 i Kravspecifikationen). Derfor stiller ordregiver krav om, at tilbudsgiver formår at arbejde i alle faser af beslutningsprocessen og dermed understøtte den definerede adfærdsændring.

Spørgsmål 43:
Til informationsmødet den 9. maj præsenterede I en 15% buffer, som vi bør tage højde for i vores tilbud. Bør denne udgøre 15% af vores samlede tilbudspris - og derfor fordeles som 15% af både vederlaget OG de eksterne omkostninger? Eller skal den kun omfattes i selve vederlaget (således, at den ikke kommer til at dække 15% af den samlede tilbudspris)?

Svar på spørgsmål 43:
Den omtalte buffer omfatter i henhold til kontraktens pkt. 5.1 det samlede honorar, dvs. såvel vederlag som de eksterne omkostninger. Honoraret er defineret i kontraktens pkt. 2.2, hvoraf fremgår, at honoraret er opdelt på vederlag og på eksterne omkostninger.