Rejseafregning

Refusion af merudgifter ved deltagelse i møder

Nedenstående refusionsregler gælder for eksterne mødedeltagere i styrelsens møder.

Udgifter ved deltagelse i styrelsens møder refunderes i overensstemmelse med Statens Cirkulære om Tjenesterejseaftalen.

Transportmiddel

Ved valg af transportmiddel til møder, hvor styrelsen skal refundere udgiften, skal deltageren altid vælge det, der er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for styrelsen. Dvs. som udgangspunkt dækkes udgiften til en standard tog- eller busbillet.

Kørsel i egen bil dækkes såfremt der er mere hensigtsmæssigt og økonomisk end en standard tog- eller busbillet. Kørsel i egen bil skal altid begrundes. Transportudgifter til kørsel i egen bil refunderes til cirkulærets lave takst.

Benyttelse af taxa skal altid begrundes, da taxakørsel normalt ikke dækkes. Taxakvitteringer skal være forsynet med angivelse af start- og bestemmelsessted.

Måltider

Ved endagsmøder refunderer styrelsen dokumenterede rimelige merudgifter til frokost svarende til satser for måltider ifølge cirkulæret, medmindre der er serveret frokost i forbindelse med mødet. Morgenmad, aftensmad samt øvrig forplejning dækkes normalt ikke.
Se Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser 2011 (pdf)

Overnatning

Der udbetales ikke fast nattillæg.

Bestilling af rejser

Mødedeltagere (eller deltageres institution) bestiller selv transport til styrelsens møder. Det er ikke muligt at foretage bestilling i styrelsens navn. 

Rejseafregningsblanket

Rejseafregningsblanketten printes ud og udfyldes, underskrives og sendes til styrelsen med tilhørende dokumentation. Blanketten kan indskannes sammen med de tilhørende bilag og sendes per e-mail. Blanketten samt tilhørende bilag sendes til den medarbejder i styrelsen der har været ansvarlig for det pågældende møde.

Det er vigtigt at blanketten udfyldes så fuldstændigt og korrekt som muligt samt at alle udgifter dokumenteres med kvitteringer, da der ellers ikke kan udbetales godtgørelse.

Udbetaling

Udbetaling sker til enten den rejsendes Nemkonto eller dennes værtsinstitution senest 14 dage efter at Styrelsen har modtaget afregningen med behørig dokumentation

Oplysningspligt

Styrelsen har oplysningspligt til skattemyndighederne ved udbetaling af godtgørelse for kørsel i egen bil samt ved udbetaling af time- og dagpenge. Overføres rejsegodtgørelsen til mødedeltagerens institution er det dog denne institution, der har oplysningspligten.